Privacypolicy Digitaal Plan

    De Diensten Ondersteuningsplan bieden in opdracht van VAPH coaching en ondersteuning aan personen met een (vermoeden van een) beperking en hun (professioneel) netwerk. Zij maken een ondersteuningsplan voor een Goed en Kwaliteitsvol Leven en doen dit via een Digitaal Plan. Met deze tool kunnen onze cliënten en hun netwerk hier zelf aan meeschrijven en zelf mee de regie hebben over hun leven én persoonsgegevens.

    Transparantie als basis

    De Diensten Ondersteuningsplan hechten groot belang aan de bescherming van je privéleven. Wij verwerken je persoonlijke gegevens met zorg en dit op een wettelijke en correcte manier. Dit Privacybeleid voeren wij overeenkomstig de Europese GDPR-wetgeving, die jou als persoon meer controle verleent op het gebruik van je gegevens en je rechten versterkt. Verder zijn wij ook gebonden aan de Belgische Privacywetgeving en wetgeving rond Beroepsgeheim.

    Wij zijn transparant over welke gegevens we verzamelen, waarom en hoe we daarmee omgaan.

    Over wie verzamelen wij persoonsgegevens?

    Om jou en jouw netwerk zo goed als mogelijk te ondersteunen in de opmaak en het gebruik van het Digitaal Ondersteuningsplan, hebben wij een aantal persoonlijke gegevens nodig van jou en jouw (professioneel) netwerk. We hebben gegevens nodig om een dossier op te starten volgens de voorwaarden van VAPH en om samen met jullie een goed zicht te krijgen op wie en wat nodig is voor de opmaak van jullie actieplan.

    Welke persoonsgegevens verwerken wij?

    We verwerken in dit Digitaal Plan enkel die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het vooropgesteld doel.

    Hieronder vind je een opsomming van mogelijke persoonsgegevens in het Digitaal Plan:

    • Naam en Voornaam
    • E-mailadres en Telefoonnummer
    • Geslacht - Nationaliteit – Origine - Taal
    • Rijksregisternummer
    • Geboortedatum - Woonplaats – Verblijfplaats
    • Burgerlijke staat en gezinssamenstelling
    • Informatie uit de persoonlijke levenssfeer en Levensdoelen
    • Arbeidsstatuut – Loopbaan – Opleiding – Onderwijs
    • Informatie over de gezondheid
    • Afbeeldingen
    • IP adres en Accountnaam en Wachtwoord (geëncrypteerd)

    Op basis van welke rechtsgronden worden je gegevens verwerkt?

    Als basisprincipe geldt steeds dat elke verwerking rechtmatig is. Dit wil zeggen dat jouw persoonsgegevens verwerkt worden op een van volgende gronden (al dan niet gecombineerd):

    • Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen in uitvoering van onze opdracht zoals de voorwaarden omschreven in het Besluit van de Vlaamse Regering voor de Diensten Ondersteuningsplan en de voorwaarden opgelegd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).
    • Het uitvoeren van een overeenkomst met de betrokkene(n) om kwaliteitsvolle coaching te voorzien als ook de opmaak van een plan ter ondersteuning van betrokkenen en hun (professioneel) netwerk in de uitbouw van een Goed en Kwaliteitsvol Leven.
    • Jouw keuze en dus toestemming om bepaalde persoonsgegevens aan het Digitaal Plan toe te voegen.
    • Jouw toestemming als cliënt om bepaalde informatie intern of met andere diensten te bespreken en dit via een ondertekend formulier.
    • Jouw toestemming om als cliënt aan leden van jouw (professioneel) netwerk al of niet toegang te geven tot bepaalde onderdelen van jouw Digitaal Plan.

    De verwerkingsverantwoordelijke

    De Diensten Ondersteuningsplan van Antwerpen, Limburg, Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen zijn in deze verwerkingsverantwoordelijke.

    Welke verwerkingen doen we met je persoonsgegevens?

    Afhankelijk van het doel van de verwerking kan het gaan om de volgende handelingen: verzamelen, vastleggen, invoeren, opslaan, converteren, opmaken, afdrukken, ordenen, bewaren, downloaden/uploaden, gebruiken, bezorgen, doorsturen, verspreiden, ter beschikking stellen, beschermen en ultiem vernietigen.

    Welke doeleinden dienen deze verwerkingen?

    In dit Digitaal Plan worden jouw gegevens gebruikt voor verschillende doelen op vlak van coaching en ondersteuning van cliënten en hun (professioneel) netwerk.

    • Aanbieden van een tool om mee te schrijven en/of inzage te hebben in het persoonlijk Digitaal Plan
    • Aanbieden van een makkelijk toegankelijk Digitaal Plan waarbij je zelf kan kiezen wie welke informatie kan inkijken
    • Aanbieden van een kwaliteitsvolle coaching en opmaak van een digitaal plan ter ondersteuning van betrokkenen en hun (professioneel) netwerk in de uitbouw van een Goed en Kwaliteitsvol Leven.
    • Verstrekken van informatie en dienstverlening ivm jouw interesses en vrijetijdsbesteding, loopbaan, werk en uitbouw van een kwaliteitsvol leven.
    • Voldoen aan subsidiëringsvoorwaarden van de overheid: hiertoe behoort ook controle op de uitvoering van onze basisopdracht.
    • Voldoen aan registratievoorwaarden en opdrachten van VAPH.
    • Correcte identificatie inzake gegevensuitwisseling, specifiek ook betreffende uitwisselingen met overheden, waar geen andere identificatiemogelijkheid wordt geboden dan het gebruik van het rijksregisternummer.

    Hoe lang houden we jouw persoonsgegevens bij?

    Wij houden je gegevens bij zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Dat kan ook afhangen van het type persoonsgegevens en de verwerking. Daarna worden ze geschrapt. De duurtijd is gebaseerd op één of meerdere zaken:

    • De wettelijke verplichtingen die wij moeten nakomen
    • De duurtijd van jouw gebruik van het Digitaal Plan van DOP (deze kan doorlopen nadat je jouw traject hebt afgerond)
    • De duurtijd van jouw traject bij DOP
    • De aard van de geboden ondersteuning en eventuele ondersteuning of informatieverstrekking of samenwerking die wij willen bieden, ook nadat jouw traject is afgerond en/of bij een nieuwe vraag
    • Het voor jou eenvoudig maken als je na een onderbreking opnieuw
      ondersteuning zoekt of een vraag hebt
    • Jouw recht om bepaalde persoonsgegevens te laten wissen
    • De duurtijd zoals voorgeschreven door VAPH
    • Het feit dat we niets langer bijhouden dan wat strikt nodig is, zowel qua duurtijd als qua hoeveelheid gegevens.

    Concreet zijn de bewaartermijnen:

    • Opmaak Ondersteuningsplan in opdracht van VAPH: 10 jaar
      • Wij moeten aan VAPH een basis ondersteuningsplan kunnen voorleggen als bewijs dat wij bepaalde diensten geleverd hebben en onze opdracht vervuld hebben.
    • Basis persoonsgegevens cliënten in opdracht van VAPH: 10 jaar
      • Wij hebben jouw unieke identificatiegegevens nodig om aan te tonen welke cliënt wij ondersteund hebben.
    • Zolang jij en jouw netwerken gebruik maken van het Digitaal Plan:
      • Jij kan bepaalde informatie op elk moment verwijderen zoals afbeeldingen, opmerkingen en bepaalde persoonlijke informatie uit uw verhaal, netwerk, acties en doelen.
    • Zolang jij toestemming geeft voor het gebruik van het Digitaal Plan:
      • Indien je jouw digitaal plan wil verwijderen, zullen wij bepaalde basisinformatie (zoals hierboven beschreven) overdragen op papier en/of op ons netwerk teneinde een bewijs van een kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen leveren bij interne kwaliteitscontrole of doorlichting vanuit VAPH.
    • Zolang wij dit Digitaal Plan als tool inzetten:
      • Indien de tool verwijderd wordt, zullen wij een overdracht van gegevens voorzien aan jou als cliënt.

    Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

    Alleen de DOP-medewerkers (of stagiairs) van jouw provincie krijgen toegang tot jouw persoonsgegevens. Zij zijn uiteraard gebonden aan geheimhouding en consulteren en/of verwerken de persoonsgegevens in jouw dossier alleen als dit nodig is voor directe of indirecte ondersteuningsdoeleinden.

    Jij bepaalt zelf wie uit jouw netwerk jij toegang wil verlenen tot jouw digitaal plan én tot welke onderdelen van jouw digitaal plan.

    Wij delen persoonsgegevens enkel met interne en externe diensten waar wij mee samenwerken als dat noodzakelijk is voor de ondersteuning die we je bieden en dit met jouw (schriftelijke) toestemming en/of op jouw verzoek.

    De persoonsgegevens worden tevens mogelijks verwerkt door de host en bouwer van de tool Digitaal Plan die wij met de hoogste zorg hebben uitgekozen. Met deze verwerker hebben wij een sluitende overeenkomst afgesloten die beantwoordt aan de wettelijke voorschriften en garanties biedt over geheimhouding en beveiliging van jullie persoonsgegevens.

    Diensten en organisaties waar jijzelf deze gegevens mee kan delen en waarmee wij kunnen samenwerken en gegevens delen mits toestemming:

    • VAPH: uitvoeren van onze overeenkomsten en wettelijke verplichtingen
    • Jouw persoonlijk netwerk
    • Jouw professioneel netwerk
    • Interne DOP-medewerkers ter ondersteuning in jouw dossier
    • Interne DOP-medewerkers belast met interne kwaliteitscontrole
    • Stagiairs verbonden aan DOP
    • IT-diensten en externe programmeurs (enkel voor bouw, hosting en onderhoud - reparatie tool)

    Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan andere diensten en organisaties waar jij en jouw netwerk niet van op de hoogte zijn of geen toestemming voor gegeven hebben. Enkel in situaties van actieve verontrusting en in regel met de wetgeving op beroepsgeheim wanneer de (psychische, fysieke of seksuele) integriteit van een minderjarige of van één of meer gezinsleden worden aangetast, kunnen wij informatie delen met bevoegde diensten.

    Je hebt rechten!

    Wij hanteren maximale transparantie en je kan bij ons terecht met alle vragen over het gebruik van jouw persoonsgegevens binnen de verschillende provinciale DOP en hun respectievelijke vzw’s.

    Zoals voorzien in de GDPR- wetgeving, kan je toegang krijgen tot de persoonsgegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn. Je kan inzage krijgen, gegevens laten corrigeren, schrappen, je verzetten tegen verwerkingen alsook heb je het recht om het gebruik van jouw gegevens te beperken. Doch, zoals hierboven ook omschreven: sommige gegevens moeten wij wettelijk bewaren en/of doorgeven aan VAPH.

    Het recht op informatie

    Je hebt het recht om op een duidelijke en transparante manier uitleg te krijgen over hoe wij je persoonsgegevens verwerken en welke rechten je kan uitoefenen. In dit privacybeleid hebben wij daarom uitgebreid uitgelegd welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij met deze gegevens omgaan.

    Het recht op inzage

    Je hebt het recht om ten allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over jou beschikbaar hebben. De meeste daarvan plaats je trouwens zelf in jouw digitaal plan en kan je ook wijzigen of verwijderen. Daarnaast kan je een kopie vragen om na te kijken of jouw gegevens correct zijn.

    Het recht op rectificatie

    Je hebt het recht om je gegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of aan te vullen wanneer deze onvolledig zouden zijn. Je kan ook zelf de meeste persoonsgegevens wijzigen in jouw digitaal plan.

    Het recht op gegevensoverdraagbaarheid

    Je hebt het recht om je gegevens te verkrijgen: je kan een kopie krijgen van jouw digitaal plan op papier of digitaal, dit zelfs nadat je jouw digitaal dossier verwijderd hebt – afhankelijk avn de bewaartermijnen zoals hierboven beschreven. Daarnaast kan je ons ook verzoeken om deze gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere dienst voor zover een rechtstreekse gegevensoverdracht technisch mogelijk is.

    Het recht op beperking van de verwerking

    Je hebt het recht om beperking van de verwerking van je gegevens te verzoeken. Dit betekent dat wij je gegevens mogen bewaren maar niet gebruiken. Je kan dit zelf doen door te vragen om jouw dossier te schrappen. Je kan ook zelf bepalen wie uit jouw netwerk al of niet toegang heeft tot bepaalde onderdelen van jouw digitaal plan.

    Het recht op gegevenswissing

    Je hebt het recht om ons te verzoeken om alle gegevens uit jouw digitaal plan te verwijderen. Indien je jouw digitaal plan wil verwijderen, zullen wij bepaalde basisinformatie (zoals hierboven beschreven) overdragen op papier en op ons netwerk teneinde een bewijs van een kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen leveren bij interne kwaliteitscontrole of doorlichting vanuit VAPH.

    Het recht van bezwaar

    Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens als je het niet eens bent met de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken. Jij kiest sowieso wat er in jouw digitaal plan komt. Bepaalde gegevens zijn wel nodig om een goede ondersteuning te voorzien bij de opmaak van jouw digitaal plan: je kan hierover altijd in gesprek gaan met jouw netwerk en procescoach.

    Het recht om klacht in te dienen

    Indien je niet tevreden bent met onze privacypolicy, of indien je van mening bent dat er onregelmatigheden zijn, dan heb je steeds het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit.

    Gegevensbeschermingsautoriteit
    Drukpersstraat 35
    1000 Brussel
    www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

    Hoe beveiligen we jouw gegevens?

    Wij nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig opgeslagen zijn:

    Alle medewerkers en stagiairs die namens de Diensten Ondersteuningsplan van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de deontologische geheimhouding ervan. De betrokken personen zijn geïnformeerd en opgeleid over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en hebben kennis van het beroepsgeheim.

    We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze computersystemen die verbonden zijn met het interne netwerk. Er zijn maatregelen van kracht met oog op brand- en diefstalpreventie binnen onze gebouwen. Er zijn procedures om informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijzigingen of verwijdering, al dan niet opzettelijk veroorzaakt.

    We evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen en sturen bij waar nodig.

    Rollen en verantwoordelijkheden inzake informatiebeveiliging, beroepsgeheim en kwaliteitscontrole zijn gedefinieerd teneinde te garanderen dat alle beveiligingsactiviteiten worden uitgevoerd.

    Er zijn afspraken gemaakt met de host en bouwer van de tool Digitaal Plan in verband met een uitvoerig informatiebeveiligingsbeleid dit omvat, maar is niet gelimiteerd tot:

    • een password policy voor haar werknemers;
    • een interne beveiligde infrastructuur aan de hand van firewalls, gescheiden netwerken en policy;
    • monitoring van de infrastructuur;
    • een strikt beleid op het vlak van rechten en toegang tot data;
    • fysieke toegangscontrole tot het gebouw;
    • back-ups om gegevens te kunnen herstellen bij incidenten;
    • pseudonimisering en encryptie van persoonsgegevens;
    • SSL certificaat;
    • versleutelde wachtwoorden in de database;
    • geen communicatie van wachtwoorden via automatische mails;
    • datacenter met beveiligingsbeheer en dreigingsdetectie;
    • automatische security updates van platform en onderliggende infrastructuur;
    • een protocol omtrent datalekken.

    Heb je vragen?

    We controleren regelmatig of we aan dit Privacybeleid voldoen en herzien deze waar nodig. Als je vragen hebt over ons Privacybeleid, jouw inzagerecht wilt gebruiken, bezwaar aantekenen tegen de opgeslagen gegevens voor verdere verwerkingen of je gegevens wilt wissen, wijzigen of overdragen, kan je contact opnemen met jouw DOP:

    DOP West-Vlaanderen: info@dop-wvl.be
    DOP Oost-Vlaanderen: info@dop-ovl.be
    DOP Antwerpen – DOPPA: info@doppa.be
    DOP Limburg: welkom@doplimburg.be

    De laatste wijziging van dit privacybeleid gebeurde op 4/12/2025.